Registreren bij verblijf in het buitenland

Registratie ten behoeve van Nederlanders in de Filipijnen, Palau, Micronesië en de Marshall eilanden.

De Nederlandse Ambassade in Manilla registreert dagelijks persoonsgegevens ten behoeve van allerlei handelingen. Vooral wanneer het gaat om de diverse consulaire handelingen (paspoortverlening, legalisaties, etc.) of ten behoeve van het visumverleningsproces (niet-Nederlandse onderdanen) worden persoonsgegevens geregistreerd. Ook in zaken als handelsbevordering en culturele samenwerking zijn persoonsgegevens incidenteel van belang. In al die gevallen worden de gegevens met een bepaald doel verzameld en ook uitsluitend in dat specifieke kader gebruikt; de regelgeving betreffende de bescherming van die gegevens is daarmee in overeenstemming.

De Ambassade dient echter ook voor andere aangelegenheden gegevens van Nederlanders bij te houden zoals voor eventuele noodsituaties en voor sociale manifestaties (Koninginnedag, Sinterklaas, etc.). Hiervoor dient een groslijst te worden aangelegd. Een dergelijke lijst is onderworpen aan de Wet Bescherming Persoonsgegevens (WBP) die per 1 september 2001 in werking trad. De belangrijkste bepalingen uit de WBP over het rechtmatig omgaan met persoonsgegevens kunnen als volgt worden samengevat:

• Persoonsgegevens mogen alleen in overeenstemming met de wet en op een behoorlijke en zorgvuldige manier worden verwerkt; Persoonsgegevens mogen alleen voor welbepaalde, vooraf uitdrukkelijk omschreven en gerechtvaardigde doeleinden worden verzameld en vervolgens alleen verder worden verwerkt voor doeleinden die daarmee verenigbaar zijn; Degene over wie gegevens worden verwerkt moet ten minste op de hoogte zijn van de identiteit van de verantwoordelijke en van het doel van de verwerking waarvoor de gegevens zijn bestemd;
• De gegevensverwerking moet op een passende manier worden beveiligd.

In beginsel moet voor het opstellen en gebruiken van iedere lijst, die door de overheid wordt aangehouden, toestemming gevraagd worden van het College Bescherming Persoonsgegevens (CBP). Volgens het Vrijstellingsbesluit WBP (artikel 42) is evenwel geen toestemming vereist indien de persoonsgegevens worden verzameld en gebruikt voor communicatie, d.w.z. voor uitnodigingen en mededelingen en zolang de gevraagde persoonsgegevens daarmee ook in overeenstemming zijn. Voorts dienen de gegevens te worden verwijderd uiterlijk een jaar nadat de relatie tussen betrokkene en de Ambassade is verbroken.

De Nederlandse Ambassade in Manilla tracht een lijst bij te houden van alle Nederlanders in het ressort. Op deze lijst worden de gegevens verzameld voorzover die van belang zijn voor uitnodigingen en voor mededelingen die voor Nederlanders in het ressort van belang zijn. Registratie is niet verplicht. Veel Nederlanders vergeten zich te registreren totdat zij om andere redenen met de Ambassade te maken krijgen (aanvraag paspoort e.d.). Soms denkt men dat men geregistreerd staat omdat met b.v. een paspoort heeft aangevraagd. Dat leidt regelmatig tot misverstanden, gepasseerd worden bij uitnodigingen en onwetendheid in geval van bekendmakingen.

Het besluit zich te registreren zal door iedereen individueel genomen moeten worden. De Nederlandse Ambassade moedigt echter iedereen aan tot registratie over te gaan.

Gelukkig heeft zich nog geen noodsituatie voorgedaan en is de kans gering dat zulks ook ooit het geval zal zijn, maar indien zich een noodsituatie voordoet in de Filipijnen zal de Ambassade de niet-geregistreerde Nederlanders niet kunnen bereiken. Kortom, ofschoon de registratie niet verplicht gesteld wordt is het raadzaam dat niettemin te doen. Hetzelfde geldt voor afmelding: een telefoontje, e-mail of brief ter “de-registratie” bij definitief vertrek wordt bijzonder op prijs gesteld.

Naar boven

Online Registratieformulier

Naar boven