Legalisaties van documenten

Legaliseren van documenten

Voor gebruik in Nederland van uw Filipijnse akten of diploma’s is het noodzakelijk dat deze documenten gelegaliseerd worden.

Een aantal voorbeelden voor gebruik in Nederland kunnen zijn:

• Wanneer een Filipijns onderdaan zich wil vestigen in Nederland, dient hij/zij een gelegaliseerde geboorteakte te tonen bij registratie in de gemeente in Nederland.

• Wanneer U in de Filipijnen in het huwelijk bent getreden en U een gelegaliseerde huwelijksakte in Nederland dient te overleggen.

Meer informatie hierover kunt u vinden onder Algemene Informatie.

In de Filipijnen geldt dat alle documenten gelegaliseerd dienen te worden door het Filipijnse Ministerie van Buitenlandse Zaken voordat uw document door de ambassade gelegaliseerd kan worden. U zult de voorgaande stappen zelf moeten (laten) regelen. De Ambassade kan niet bemiddelen bij het laten legaliseren van documenten bij Filipijnse overheidsinstanties.

Welke handtekeningen kan deze Ambassade legaliseren?

Officiële Filipijnse documenten kunnen worden gelegaliseerd door de ambassade. Hiervoor is het belangrijk dat de juiste volgorde is gevolgd.

Documenten die zijn afgegeven door het National Statistics Office kunnen rechtstreeks door het Filipijnse Ministerie van Buitenlandse Zaken worden gelegaliseerd. Documenten afkomstig van een rechtbank of notaris dienen eerst gelegaliseerd te worden door een van de kantoren van het Regional Trial Court, voordat het Filipijnse Ministerie van Buitenlandse Zaken deze kan legaliseren.

Documenten hebben maar een beperkte geldigheid voor gebruik in Nederland. In het algemeen geldt dat documenten niet ouder mogen zijn dan 6 maanden, wanneer deze in Nederland gebruikt gaan worden. Houdt u hier rekening mee bij het opvragen van documenten.

Wat moet u weten van Filipijnse documenten en de instanties die deze verstrekken?
De Filipijnse overheidsinstanties werken anders dan U van Nederlandse instanties gewend bent. De opvattingen over wat onder een goed georganiseerde bevolkingsadministratie wordt verstaan verschillen nogal met de opvattingen zoals die daarover in Nederland bestaan. Bovendien gaan bevolkingsbestanden hier weleens verloren door tyfoons, brand of aanvraat door ongedierte. Ook komt het voor dat de geboorte van een kind, vooral in de provincie, niet aan de Burgerlijke Stand is gemeld. Dat is dan een probleem op het moment dat betrokkene een geboorteakte nodig heeft. In een dergelijk geval kan alsnog een zgn. "late registration" plaatsvinden. Dit is een vrij gecompliceerde en tijdrovende aangelegenheid, waar o.a. een advocaat voor moet worden ingeschakeld. Daarom kan het gebeuren dat men in de verleiding komt dit te omzeilen met een door een zgn. "fixer" vervaardigde fantasie geboorteakte. Een dergelijke valse akte zal niet worden geaccepteerd.

Tenslotte kan het gebeuren dat U te goeder trouw documenten aanlevert die door deze Ambassade niet in orde worden bevonden. Dat dit gevoelens van ergernis, frustratie en teleurstelling kan oproepen wordt door de ambassademedewerkers zeker onderkend. Echter U zult kunnen begrijpen dat dit niet zal kunnen leiden tot het legaliseren van deze documenten.

Wat kunt u doen om de verkrijging en legalisatie van de nodige documenten zo soepel mogelijk te laten verlopen?
U doet er goed aan zoveel mogelijk vooraf te werken en tijdig te beginnen. Indien U zich nog in Nederland bevindt, kunt U familie, vrienden, kennissen of uw aanstaande in de Filipijnen verzoeken alvast na te gaan of de benodigde documenten wel aanwezig zijn of dat deze binnen afzienbare tijd verkregen kunnen worden.

De twee grote overheidsinstanties die U moet inschakelen om documenten te laten legaliseren zijn:
- National Statistics Office,
- Het Filipijnse Ministerie van Buitenlandse Zaken met afdelingen in Manilla, Cebu, Cagayan de Oro City en nog een aantal andere grote provinciesteden.
Een document kan in zijn geheel in Manilla worden gelegaliseerd, soms kan dit gedeeltelijk in de provincie gebeuren. Probeer dit van te voren uit te zoeken!

De navolgende documenten dienen direct afkomstig te zijn van het National Statistics Office (op NSO veiligheidspapier) en kunnen na legalisatie door het Filipijnse Ministerie van Buitenlandse Zaken door de Ambassade gelegaliseerd worden: geboorteakte, huwelijksakte, overlijdensakte en ongehuwdverklaring. Indien deze documenten afkomstig zijn van een gemeente zullen zij niet worden geaccepteerd.

In Manilla kunt u deze instanties vinden op de volgende adressen:

National Statistics Office (Hoofdkantoor)
East Avenue, Quezon City (Metro Manila)

In het geval er geen record van u bekend is bij NSO hoofdkantoor, kunt u worden doorverwezen naar:
Bureau of Census & Statistics Office
Vibal Building, corner EDSA and Times Street
West Triangle, Quezon City (Metro Manila)

Department of Foreign Affairs, Legalisation Section
D.F.A. Building, 2330 Roxas Boulevard
Pasay City (Metro Manila)

En dan komt U bij de Nederlandse Ambassade, hoe vraagt u de legalisatie aan?
Wanneer aan de voorwaarden is voldaan en de documenten in orde zijn bevonden, zullen deze door de Ambassade worden ingenomen, op basis van een afsprakensysteem. Hiervoor dient een callcenter te worden gebeld. Dit callcenter is alleen bereikbaar vanuit de Filipijnen.

Voor het maken van een afspraak voor legalisatie, kunt u contact opnemen via een van de volgende telefoonnummers:

Voor PLDT/digitel/smart gebruikers		1-909-101-3456
Voor Globe/ Innove/touchmobile gebruikers		1-900-101-3456
Voor Bayantel gebruikers		1-903-101-3456

 

Indien u het call center niet kunt bereiken, kunt u een e-mail bericht sturen naar jjdbatarao@piasi.com.ph met vermelding van de dag en het tijdstip waarop u gebeld heeft en het telefoonnummer waarop u te bereiken bent. U kunt ook het volgende nummer bellen 02 8459215. Dit emailadres en telefoonnummer behoort aan het call center en kan alleen gebruikt worden voor het maken van afspraken.

 

In de regel heeft de Ambassade 3 kalenderdagen nodig om een document te legaliseren. U bent zelf verantwoordelijk voor de verzending van de gelegaliseerde documenten naar Nederland.

De ambassade kan geen documenten voor legalisatie accepteren die per post worden aangeboden.

Wat kost legalisatie?
Een legalisatie kost Euro 26,25 waarvan de tegenwaarde in Filipijnse pesos moet worden voldaan.

Ten slotte nog een paar welgemeende adviezen:
Ga nooit in op aanbiedingen van personen die zich ophouden in en voor de openbare ruimte van de stadhuizen, het National Statistics Office en het Department of Foreign Affairs. Deze "fixers" zullen U benaderen met de aanbieding een en ander "wat sneller te regelen". U krijgt dan mogelijk vervalsingen en u betaalt te veel. Laat U alleen helpen door de loket- ambtenaren.

Let u bij registratie van akten goed op de juistheid van de gegevens. Onjuist ingevulde namen of data kunnen voor veel problemen zorgen op een later moment. Het wijzigen van akten is een tijdrovend proces waar de Filipijnse rechter een uitspraak voor zal moeten doen.  Door een goede controle uit te oefenen voordat u de akte ondertekent, voorkomt u hiermee veel problemen.